一般的にオフィスでは、当たり前のようにビジネスフォンが導入されます。
なぜビジネスフォンなのか？と、素朴な疑問が浮かんできますが、導入することで、
- 業務効率ＵＰ
- 通信コストの削減
といった、オフィスで日々取り組んでいる業務効率化とコスト削減、この2つの実現が可能になるからです。
そこで今回は、オフィスにビジネスフォンを導入する2つのメリットについて具体的にご説明いたします。
▶︎目次
１．ビジネスフォンを導入するメリット➀ 「業務効率ＵＰ」！
最初に、ビジネスフォンと呼ばれるシステムは「専用電話機＋主装置」のセットが基本。電話機だけ用意しても使えません。
主装置とは、なければ通話ができない、PBXとも呼ばれる小型の電話交換機。
内部にはユニットと呼ばれる基盤が組み込まれ、主に外線・内線通話の制御、電話帳などの記憶などの役割を果たしています。
このビジネスフォンを導入することで、日々の業務効率が格段に向上するのです。
ビジネスフォンの導入で「業務効率UP」！
ビジネスフォンは、少ない電話回線で1つの電話番号を多くの電話機で共有できる特徴があります。
複数の電話機から同時に発着信が可能！
一般の家庭用電話機では、通常1つの電話回線に対して1つの電話番号しか利用できません。
しかし、ビジネスフォンでは代表電話番号に着信があったとき、電話を発信するとき、複数の電話機から同時に発着信が行えます。
例えば、家庭用電話機では、1つの電話に応答しているとき、別にかかってきた電話は話中の状態。
一方のビジネスフォンは、契約しいる回線数の数を超えない限り、通話中で電話が繋がらないという状態にはならないのです。
結果、常に着信できる状態になっているので、ビジネスチャンスは逃しません。
内線通話で業務効率が向上
ビジネスフォンのもう一つの大きな特徴は、「内線通話」ができること。
すべての内線電話機は主装置と接続し、各電話機には内線番号が割り振られ、別フロアの社員でも内線番号を押すだけで内線通話ができます。
また、別の社員宛の外線を受けたとき、保留～転送が簡単に行えるので、電話の相手にストレスを与えずスムーズに電話の取次ぎが可能。
さらに、不在転送機能も備わっており、外線着信があったときに担当者が不在だった場合、あらかじめ登録してある担当者の携帯電話やスマホ、または外出先の電話にその電話を自動で転送してくれます。
これにより、電話があったことを伝言に残したり、後からかけ直したりする手間が省けるのです。
２．ビジネスフォンを導入するメリット➁ 「通信コストの削減」！
次に、大きなメリットは通信コストの削減です。
回線契約が減らせる
ビジネスフォンの導入する際、まず電話回線は当然必要となり、以下の回線が収容可能。
- アナログ回線：1回線 1ch
- ISDN回線：1回線 2ch
- IP電話：１回線 複数ch
- ひかり電話：1回線 複数ch
～ch（チャンネル）とは、「何人まで同時通話できる」かということ。つまり「同時通話数=チャンネル数」になります。
そこで、ビジネスフォンの主装置に複数の回線を収容し、接続された電話機に振り分けられるので、例えば電話回線数自体は2回線でも2台以上の電話機で受けられるということ。
結果として、
携帯やスマホが内線化できる
前項でもご紹介しましたが、ビジネスフォンには外出中の社員が使っている携帯やスマホに転送が可能。電話の相手を待たせないメリットとともに、後からかけ直す手間や電話料金の削減に繋がります。
また、メーカーのオプションを利用すれば、携帯・スマホが内線化できます。
現在のビジネスフォンの多くの機種には「スマートフォン連携機能」が搭載され、スマホをビジネスフォンの子機として利用可能。
ビジネスフォンと連携されたスマホは相互に内線通話となるため、オフィス内のすべての通話が内線化でき、通信コスト削減に大きく貢献してくれます。
３．まとめ
今回は、ビジネスフォンを導入することで得られるメリットをご紹介しました。
そのメリットは、企業の永遠のテーマともいえる「業務効率の向上」と「通信コストの削減」。
オフィスにビジネスフォンを導入するだけで、1つの電話番号の共有や内線通話によって業務効率が向上し、その内線通話によって通信コストか削減できるのです。
また、現在のビジネスフォンには、様々な便利機能が搭載されているので、上手に利用すれば更にメリットが得られるのではないでしょうか。
