オフィスで必要な事務機器は、パソコンやプリンター、コピー機・複合機とともに、必要不可欠なのが「ビジネスフォン」。
現在のオフィスの電話といえばビジネスフォンが導入されます。
では、そのビジネスフォンを導入するとき何か注意していること・していたことはありますか？
一般的に新品ビジネスフォンはリースで導入され、中古ビジネスフォンでは現金購入で導入されます。
そこで、導入の際に押さえておきたい注意点が３つあるのです。
ということで今回は、ビジネスフォンを導入するとき知っておくべき３つの注意点をご紹介いたします。
▶︎目次
１．ビジネスフォンを導入するときの3つの注意点！
ビジネスフォンは、「専用電話機＋主装置」のセットが基本。同一メーカー・機種でしか動作しません。
また、実際に導入するときは、冒頭でも説明した通り、新品ビジネスフォンは現金購入またはリース契約、中古ビジネスフォンは現金購入、という方法で導入されます。
そこで、ビジネスフォンを導入するとき、
- ・主装置のスペックは慎重に選ぶ！
- ・リース契約は１度契約すれば途中解約ができない！
- ・中古ビジネスフォンは補修部品の保有期間の確認が必須！
といった、押さえておきたい3つの注意点があります。
ここからは、それぞれの注意点を具体的にご説明いたします。
注意点➀ 主装置のスペックは慎重に選ぶ！
ビジネスフォンは、「専用電話機＋主装置」のセットが基本となり、主装置がなければ電話機だけ用意しても通話はできません。
主装置とは、簡単に小型の電話交換機のこと。
外線および内線通話を制御したり、電話帳を記憶したりといった役割を果たす重要な機器になります。
そこで、ビジネスフォンを導入するとき、主装置のスペックが重要。
それは、主装置に種類によって収容できる電話回線や、設置できる専用電話機の数が決められているからです。
同時通話数を把握しておく！
電話を導入するとき、まずは回線数を決めます。
回線数は、一般的な考え方で「回線数＝電話回線数=外線数」のこととなり、外部に通じる電話線の数を表しています。
電話回線は主装置に収容されますが、主に以下の４種類。
- アナログ回線：1回線 1ch
- ISDN回線：1回線 2ch
- IP電話：１回線 複数ch
- ひかり電話：1回線 複数ch
ch（チャンネル）とは「何人まで同時通話できる」。つまり「同時通話数=チャンネル数」のことです。
例えば、30人の社員が在籍しているとして、ピーク時に20人が同時に外線通話をする可能性があれば、20チャンネル必要。10人なら、10チャンネル必要になります。
そのため、主装置を選ぶときは、何人の社員が同時に外線通話するのかある程度把握しておく必要があります。
設置する電話機の数を把握しておく！
現在、流通している主装置は、先程の電話回線を収容できる数や、収容できる電話機の設置台数が決められています。
主に以下の３つのタイプがあります。
◆Sタイプ
電話回線の収容数は4チャンネル（ISDN２回線、アナログ4回線）
専用電話機10台まで設置可能
◆Mタイプ
電話回線の収容数は12チャンネル（ISDN６回線、アナログ12回線）
専用電話機30台まで設置可能
◆Lタイプ
電話回線の収容数は24チャンネル（ISDN12回線、アナログ24回線）
専用電話機80台まで設置可能
それぞれ設置できる電話機の数が決められているので、現在の設置台数とともに、将来増設する予定などを考慮してタイプを選ぶ必要があります。
ビジネスフォン導入後に電話機の増設しなければならないとき、設置上限に空きがなければ主装置のグレードをアップするか、もう1台追加する必要がでてきます。
このように、ビジネスフォンを導入するとき、電話回線や電話機の設置台数は把握して、将来的なことも考慮して主装置は慎重に選ぶのが重要です。
注意点➁ リース契約は１度契約すれば途中解約ができない！
新品ビジネスフォンの導入では、初期費用の負担軽減のため、一般的にリース契約が結ばれます。
日本でのリース契約の大半は「ファイナンス・リース」が採用されています。
その仕組みは、まず販売店はリース会社と売買契約を結び、リース会社によってユーザーが希望するビジネスフォンを販売店に代金を支払い購入。
そして、ビジネスフォンは販売店から納入され、ユーザーはリース会社とリース契約を結びます。
その際、リース期間は3年～7年の間で設定され、そのリース期間にユーザーから毎月支払われるリース料金でビジネスフォンの購入代金および手数料など回収する仕組みになっています。
そのため、一度リース契約を結べば、3年～7年の間で契約したリース期間中の途中解約は基本的にNG。
仮に、リース期間中に解約した場合は、リース期間中の残りのリース料金全額の一括払い、もしくはその金額に相当する違約金（契約外助料）が請求されるので、リース契約を結ぶときは契約書の内容はしっかり確認しましょう。
注意点➂ 中古ビジネスフォンは補修部品の保有期間の確認が必須！
ビジネスフォンの導入は、新品だけでなく当然数多くの中古品が流通しています。
基本は現金購入になりますが、新品の1/4～1/5程度の価格で購入でき、10万円未満なら全額必要経費として処理できます。
ただし、激安、格安の中古ビジネスフォンには注意が必要。
一般的な家庭用電話機と違い、ビジネスフォンのモデルチェンジは遅く、製造が古くても見分けが難しいこと。
さらに、激安ビジネスフォンの中には、補修部品の保有期限を過ぎているものも含まれ、万一故障したときに修理ができないケースがあるからです。
補修部品の保有期限とは、メーカーが補修用部品を保有している期間を指します。
ビジネスフォンの補修部品の保有期間は、製造中止、もしくは打ち切りになってから７年。
そのため、中古のビジネスフォンを購入するときは、必ず製造中止になっていないか、また中止になっていれば補修部品の保有期間の確認は必ず行いましょう。
２．まとめ
今回は、ビジネスフォンを導入するときの注意点として3つのポイントを説明してきました。
中でも、ビジネスフォンの導入で最も注意が必要なのが、主装置選びです。
ご紹介した通り、主装置のタイプによって、電話回線を収容できる数や収容できる電話機の設置台数が決められています。
ビジネスフォンの導入を検討される際は、何人の社員が同時に外線通話するのか、現在の設置台数とともに将来増設する予定などを考慮して選ぶ必要があります。
その他の2つの注意点も、該当するときはしっかり認識して、失敗のないようにしたいですね。
